ภารกิจของผู้บริหารระดับสูง

เป็นที่ทราบกันดี ผู้บริหารระดับสูง (Top management) อาทิ ประธานกรรมการบริหาร (President)ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) ประธานเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) เป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญยิ่งขององค์กร การทำหน้าที่ผู้บริหารระดับสูงไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องทำงานแข่งกับเวลาและเผชิญความกดดันสูง เนื่องจาก มีภารกิจหลายด้านที่ต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มต่างๆ เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย และจากประสบการณ์ของผมเอง ถ้าจะอธิบายภารกิจของผู้บริหารระดับสูงโดยสังเขป มีดังนี้

1. ในมิติของการจัดการเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ผู้บริหารระดับสูง ทำหน้าที่ วางแผนกลยุทธ์และอนุมัติงบประมาณ (Strategic planning and budget) จัดสรรทรัพยากรองค์กร (Organizing) ใช้ภาวะผู้นำเพื่อขับเคลื่อนการทำงาน (Leading) และควบคุมการดำเนินงานขององค์กร (Controlling) โดยหน้าที่ทั้ง 4 ด้านที่กล่าวข้างต้น จะเกิดขึ้นผ่านการตัดสินใจในที่ประชุมนัดสำคัญขององค์กร เช่น การประชุมคณะกรรมการบริษัท (The Board of Directors Meeting) การประชุมคณะกรรมการบริหาร (Executive Committee Meeting) การประชุมคณะผู้บริหารระดับสูง (Management Committee Meeting) เป็นต้น ซึ่งการประชุมเหล่านี้มีกำหนดการที่ชัดเจนในตารางประชุมของบริษัท และอาจมีการประชุมนัดพิเศษสำหรับเรื่องสำคัญเร่งด่วน (Urgent strategic issues) เรื่องที่เป็นความลับขององค์กร (Confidential strategic issues) รวมถึงการประชุมนอกรอบ (Informal meeting) เพื่อหารือและแก้ไขปัญหาเฉพาะเรื่องอีกด้วย

2. ในมิติของการจัดความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่เป็นตัวแทนขององค์กรเพื่อดำเนินภารกิจสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมกับผู้บริหารขององค์กรที่เป็นลูกค้า/คู่ค้า การทำสัญญาทางการค้า การเจรจากับผู้นำชุมชน การให้ข่าวกับสื่อมวลชน ไปจนถึงการเป็นสมาชิกของสมาคมธุรกิจ ซึ่งกล่าวได้ว่า ภารกิจซึ่งดำเนินการกับองค์กรอื่นๆ เกี่ยวข้องโดยตรงกับ การสร้างรายได้ การพัฒนาธุรกิจ การแสวงหาความร่วมมือ การรักษาภาพลักษณ์องค์กร และการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับภาครัฐบาล และภาคประชาชน/ชุมชน  

3. ในมิติของการปฏิบัติงานขององค์กร ผู้บริหารระดับสูงมีภารกิจประจำ (Regular duties) ที่ต้องทำร่วมกับผู้บริหารระดับหน่วยงาน (อาทิ ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชีและการเงิน) โดยทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติงานของหน่วยงานภายใต้การบังคับบัญชาโดยตรง ซึ่งมีขอบเขตงานที่กว้าง ประธานการประชุมหน่วยงานนัดสำคัญของหน่วยงาน การอนุมัติเอกสาร/เบิกจ่าย/จัดซื้อจัดจ้าง ตัดสินใจเพื่อแก้ไขปัญหาที่ผู้ใต้บังคับบัญชาต้องการขอความช่วยเหลือ และการประเมินผลงานบุคลากรภายใต้การกำกับดูแล

4. สำหรับภารกิจอื่นๆ ที่ผมทำในช่วงเวลาที่ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงนั้น มีวัตถุประสงค์สำคัญ คือ เพื่อทราบข้อเท็จจริงขององค์กรจากผู้ปฏิบัติงานและการเก็บข้อมูลซึ่งมีประโยชน์ในเชิงการจัดการได้ โดยผมมักจะสุ่มตรวจเอกสารเพื่อดูความถูกต้องเรียบร้อย ออกตรวจงานของพนักงานและลูกจ้างที่หน้างาน ตรวจสต๊อกวัตถุดิบและสินค้าในโกดัง และพูดคุยกับผู้บริหาร พนักงาน ลูกจ้าง ทั้งในเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

ทั้งนี้ หลายท่านอาจคิดว่าหลายภารกิจในข้อ 3 และข้อ 4 ไม่ใช่หน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง แต่ในโลกความจริง ผู้บริหารและพนักงานองค์กรต่างก็ต้องให้ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญกับงานที่ตนรับผิดชอบ ต้องการคำปรึกษาและการตัดสินใจจากผู้บริหารระดับสูงในหลายเรื่อง และที่สำคัญอีกประการคือ การที่ผู้บริหารระดับสูงทำงานแบบเจาะลึกลงรายละเอียดนั้น มีส่วนทำให้ผู้บริหาร พนักงาน และลูกจ้าง ต้องทำงานอย่างใส่ใจและจริงจังอย่างต่อเนื่อง ส่งผลดีต่อการนำกลยุทธ์ไปดำเนินการให้ได้บรรลุเป้าหมาย

ในท้ายที่สุด ผมขอสรุปสั้นๆ ว่าภารกิจของผู้บริหารระดับสูงในเชิงการจัดการภาพรวม (General management) มี 5 ด้าน คือ

1. การเข้าร่วมประชุมทั้งภายในและภายนอกองค์กร  
2. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และแก้ไขปัญหา
3. การออกตรวจงานที่หน้างาน และการสุ่มตรวจเอกสาร
4. การอนุมัติเอกสาร/เบิกจ่าย/จัดซื้อจัดจ้าง
5. การพูดคุยกับบุคลากรในหน่วยงานต่างๆ ทั้งในเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว